Julkishallinnon organisaatioiden toiminnan kehittäminen ja laadun varmistaminen ovat ensiarvoisen tärkeitä tavoitteita. Yksi tunnetuimmista arviointimalleista on EFQM, jonka pohjalta julkishallinnon käyttöön on kehitetty yhteiseurooppalainen CAF-arviointikehys (Common Assessment Framework). Nämä perinteiset itsearviointimenetelmät kuluttavat merkittävästi organisaatioiden resursseja. Tekoälyn avulla itsearviointi voidaan toteuttaa huomattavasti kustannustehokkaammin ilman arvioinnin laadun heikkenemistä.
”On niin kiire juosta, ettei ehditä hypätä pyörän selkään”
Julkishallinnon organisaatioissa on usein käynnissä useita samanaikaisia kehitysprojekteja, jotka vievät asiantuntijoiden huomion ja resurssit. Projektien priorisointi saattaa jäädä puutteelliseksi, mikä johtaa siihen, että itsearvioinnille ei löydy aikaa. Vaikka kehittämistoiminta vaikuttaa aktiiviselta, projekteja saadaan päätökseen harvakseltaan, mikä heikentää organisaation toiminnan kehittymistä.
Itsearvioinnit ovat harvinaisia keskushallinnossa
Valtion virastot ja laitokset laativat vuosittain tilinpäätöksensä ja toimintakertomuksensa yhtenäistä rakennetta noudattaen. Valtiokonttorin antaman ohjeen mukaan ulkoisten ja sisäisten arviointien tuloksista raportoidaan toimintakertomuksen kappaleessa ”1.9. Arviointien tulokset”. Kävin läpi kaikkien virastojen ja laitosten (oik. ”kirjanpitoyksikkö”) toimintakertomukset vuodelta 2023. Ainoastaan neljä organisaatiota (6,3 %) yhteensä 64 organisaatiosta raportoi suorittamastaan kokonaisvaltaisesta toiminnan itsearvioinnista: Geologian tutkimuskeskus raportoi suorittaneensa toiminnan itsearvioinnin EFQM 2020 -viitekehyksen mukaisesti. Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskus Fimea ilmoitti tehneensä koko viraston toimintaan kohdistuneen itsearvioinnin osana Euroopan lääkevirastoverkoston viidettä arviointikierrosta. Opetus- ja kulttuuriministeriö sekä Ruokavirasto ilmoittivat jatkaneensa vuonna 2022 toteutetussa CAF-itsearvioinnissa tuotettujen kehittämistoimien toimeenpanoa. Valtaosassa (93,7 %) valtion virastoista ja laitoksista kokonaisvaltaista toiminnan itsearviointia ei ole hiljattain tehty.
Itsearvioinnin oikea tarkoitus
Itsearviointien vähäisyys johtuu osittain resurssipulasta, mutta myös väärinymmärryksestä. Itsearvioinnin tarkoitus on ensisijaisesti palvella organisaation omaa kehittämistä ja laadun varmistamista sekä toimia organisaation johdon turvaverkkona. Säännöllisesti toteutetut itsearvioinnit auttavat tekemään tarvittavia korjausliikkeitä ajoissa, mikä varmistaa organisaation toiminnan jatkuvan parantamisen.
Täydellinen on hyvän vihollinen
Itsearviointi voidaan toteuttaa eri tavoin organisaation tarpeiden mukaan. Yhteiseurooppalainen CAF-malli on kattava arviointikehys, jonka voi toteuttaa täydellisesti by-the-book kaikkia sen osa-alueita pieteetillä tarkastellen. Tällöin pyrkimyksenä on tuottaa aikaa ja kustannuksia säästämättä täydelliset vastaukset CAF-mallissa esitettyihin kysymyksiin. Toinen vaihtoehto on kevennetty arviointi, jossa hyödynnetään teknologiaa. Organisaation johdon tehtävänä on päättää, pyritäänkö täydelliseen vai riittävän hyvään arviointitulokseen. Hyvin toteutettu itsearviointi on aina parempi kuin se, ettei itsearviointeja toteuteta lainkaan.
Modernit välineet tuovat kustannustehokkuutta
Nykyaikaiset sähköiset työkalut mahdollistavat itsearvioinnin toteuttamisen kustannustehokkaasti ja nopeasti. Sen sijaan, että arvioinnin tiedonkeruu annettaisiin yksittäisten asiantuntijoiden tehtäväksi, sähköiset kyselyt mahdollistavat henkilöstön laajan osallistamisen. Asiantuntevissa käsissä tekoälyn avulla voidaan laajoista vastausaineistoista tuottaa korkealaatuisia ja tiiviitä yhteenvetoja, mikä säästää aikaa ja resursseja.
Tekoäly osaksi itsearviointia
Tekoäly on yhä vahvemmin esillä elämän eri osa-alueilla, ja ajan hermolla olevat julkishallinnon organisaatiotkin hyötyvät sen käytöstä pohtiessaan, miten tekoälyä on mahdollista hyödyntää omassa toiminnassa. Asiakasrajapinnassa ja viranomaispäätöksissä tekoälyn käyttöön liittyy haasteita, mutta oman toiminnan kehittämisessä tekoälyä voidaan hyödyntää täysin riskittömästi jo nyt. CAF-itsearvioinnin toteuttaminen tekoälyn tuella on hyvä esimerkki siitä, miten tekoäly voidaan valjastaa hyötykäyttöön.
CAF Dynamic – AI-tuettu toiminnan itsearviointi
Olen kehittänyt yhteistyössä Bluecomin asiantuntijoiden kanssa CAF-itsearvioinnin, joka hyödyntää sähköistä kyselytyökalua ja tekoälyä. Tavoitteenamme on tarjota laadukas, kustannustehokas ja suoraviivainen tapa toteuttaa toiminnan itsearviointi julkishallinnon organisaatioissa. Sähköinen kyselytyökalu mahdollistaa laajan, jopa satojen asiantuntijoiden osallistamisen tiedonkeruuvaiheessa. Osallistuminen on joustavaa annetun aikaraamin sisällä ja kokenut analyytikko tuottaa laajoista vastausaineistoista laadukkaat raportit AI-työkaluja hyödyntämällä. CAF-itsearviointi voidaan toteuttaa alle kahdessa kuukaudessa.
Haluatko tietää lisää?
Annan mielelläni tarkempia tietoja siitä, miten julkishallinnon organisaatiossa on mahdollista toteuttaa toiminnan itsearviointi kustannustehokkaasti tekoälyn avustamana.
