Huhtikuun kehysriihi toi tummia pilviä valtionhallinnon ylle. Suomen talous sakkaa pahasti ja korjausliikkeen tekeminen on välttämätöntä. Valtionhallinnon säästötavoitteeksi on asetettu 400 miljoonaa euroa. Kyseessä ei ole kertaluonteinen, yksittäiseen budjettivuoteen kohdistuva leikkaus. Menotasoa on tarkoitus pudottaa pysyvästi. Kokonaistavoitteesta 200 milj. euroa on saavutettava jo ensi vuonna. Käytännössä merkittäviä säästöjä ei ole mahdollista saavuttaa ilman tuntuvia henkilöstövähennyksiä.
Suuri huoli ja lamaannus
Tällainen uutinen aiheuttaa ymmärrettävistä syistä suurta huolta valtionhallinnon henkilöstön keskuudessa. Huoli koskettaa jokaista, sillä kukaan ei ole vielä turvassa. Sisäisestä turvallisuudesta vastaavien ministeriöiden hallinnonaloilla huolenaihe on toki merkittävästi pienempi, koska näihin organisaatioihin kohdistuvat säästötavoitteet ovat varsin maltillisia. Oikeusministeriön, sisäministeriön ja puolustusministeriön tulee säästää 0,81 prosenttia menoistaan, muilla hallinnonaloilla säästötavoite on 3,58 prosenttia.
Uutisella on vaikutuksensa organisaatioiden normiarkeen. On täysin selvää, mistä valtion virastojen kahvipöydissä – fyysisissä tai virtuaalisissa – lähiviikkojen ja -kuukausien aikana keskustellaan. Uutisella on myös lamaannuttava vaikutus. Sen käsittely vie aikaa ja tehoja perustehtävien hoitamiselta. Säästöjen työstäminen laittaa myös johdon kalenterit uuteen uskoon. Lähes kaikki muu saa nyt väistyä, kun säästöjen suunnittelemiselle on varattava riittävästi aikaa, jotta tehtävä voidaan hoitaa annetussa tiukassa aikaraamissa.
Johtamishaaste
Tehtävä ei tule olemaan helppo, mutta se on suoritettava huolella ja vastuullisesti. Säästökohteiden löytäminen haastaa virastojen johdon yhtenäisyyden ja yhteishengen. Koska keinovalikoimaan sisältyy myös lakisääteisten tehtävien lakkauttamisia, virastoja tulosohjaavat ja lainsäädännön valmistelusta vastaavat ministeriöt ovat avainroolissa. Kun tavoitteeksi asetetut säästöt sisältävä päätösesitys lopulta valmistuu, johdon niin ministeriöissä kuin virastoissa on seistävä esityksen takana yhtenä joukkona, vaikka säästöt kohdistuisivat eri voimalla hallinnonalan ja sen organisaatioiden eri osiin.
Kyseessä lihavuusleikkaus, ei kosmeettinen operaatio
Valtionhallintoon kohdistuvaa leikkausta voidaan luonnehtia lihavuusleikkaukseksi. Kyseessä ei ole kevyt ja pinnallinen kosmeettinen operaatio, sillä nyt haetaan merkittävää muutosta, joka takaa pysyvät vaikutukset eli terveen talouden pitkällä aikavälillä. Leikkauksen on onnistuttava, jolloin paluuta entiseen ei enää ole. Myöhemmin voidaan kosmeettisin toimin oikaista niitä poimuja, joita tämä ensin suoritettu massiivinen operaatio aiheuttaa Oy Suomi Ab -nimiselle potilaalle (Huom! Potilaan nimi julkaistu, koska se on yleisesti tiedossa).
Valitettavasti lihavuusleikkaus ei yksin riitä, sillä julkishallinnon DNA sisältää jatkuvan kasvun tavoittelua voimistavia geenejä. Valtion virastoissa ja laitoksissa (ml. ministeriöt) on perinteisesti oltu melkoisen hyviä ideoimaan kaikenlaista uutta tekemistä. Eikä täysin vierasta ole ollut organisaatioiden henkilöstömäärän kasvun tavoittelukaan. Näin ollen lihavuusleikkauksen lisäksi tarvetta on geenisaksien käytölle. Julkishallinnon DNA:ta tulee muokata siten, että jatkuvaa kasvua vahvistavat ajatusmallit tulevat varmuudella poistetuiksi julkishallinnon perimästä. Ajattelun ja toiminnan on muututtava pysyvästi.
Tiedolla johtaminen uudistuksen ytimessä
Valtionhallinnon säästötavoitteiden suunnittelu on merkittävä tiedolla johtamisen haaste. Säästökohteita on löydettävä ja ne on kaiken lisäksi pystyttävä uskottavasti perustelemaan. Kun lakisääteisiä tehtäviä ollaan lakkauttamassa ja henkilöstöä irtisanomassa, tehdyt priorisoinnit on pystyttävä perustelemaan.
Kyseessä ei ole uuden ajan tiedolla johtamisen Data management tai AI-haaste. Ratkaisuja ei ole mahdollista hakea laajoista tietoaineistoista, sillä lopulta arvovalinnat ovat ratkaisevassa roolissa. Tekoäly ei valitettavasti pysty tarjoamaan ratkaisuja valtionhallinnon säästötavoitteita koskeviin haasteisiin. Tekoälyn antamat vastaukset jäävät aivan liian yleiselle tasolle, ja konkretia loistaa niissä poissaolollaan.
Tiedolla johtamisessa korostuu organisaation johdon kyky kerätä oikeata tietoa organisaationsa toiminnasta. Mielikuvat toiminnasta on pystyttävä erottamaan faktoista. Jos jossain osassa organisaatiosta on löysiä resursseja, ne on pystyttävä osoittamaan. Myös vertailutiedon merkitys korostuu tässä tiedolla johtamisen haasteessa. Tiedot parhaista käytännöistä eli muissa virastoissa tai muilla toimialoilla tehdyistä onnistuneista ratkaisuista on hyödynnettävä. Esimerkiksi muutamilla hallinnonaloilla on 2000-luvun aikana virastoja yhdistetty, jolloin tukitehtävissä toimivan henkilöstön sekä suhteellista osuutta että absoluuttista määrää on pystytty painamaan alas. Virastojen yhdistämismahdollisuuksia kaikilla hallinnonaloilla olisi tarkasteltava viimeistään nyt, sillä uudistuksen aikaansaamien hyötyjen täysimittainen saavuttaminen kestää vuosia.
Säästötavoitteet, tuottavuusohjelma ja muutosneuvottelut
Kehysriihen jälkeen julkistetut valtionhallinnon säästötavoitteet osuvat aikaan, jossa virastot ja laitokset ovat jo kuumeisesti joutuneet tuottavuusohjelman valmistelun yhteydessä miettimään toimintansa tuottavuuden parantamista. Lisäksi muutamissa virastoissa käydään parhaillaan yt- eli muutosneuvotteluja, joiden tavoitteena on tasapainottaa taloutta siten, että menot ovat tasapainossa nykyisen tulorahoituksen kanssa.
Parhaillaan valmisteltavat tuottavuusohjelmat pelaavat yhteen maaliin kehysriihen tavoitteiden kanssa. Tuottavuusohjelmien valmistelu on siten jo aloittanut pohdinnan, joka lopulta johtaa säästötavoitteista päättämiseen. Kehysriihessä tehty päätös laajentaa merkittävästi tuottavuusohjelman alkuperäistä fokusta. Esimerkiksi tilojen käytön tehostamisen suunnitelmat eivät enää riitä, on löydyttävä huomattavasti suurempia säästöjä.
Erityisen ankarilta säästötavoitteet saattavat tuntua niissä organisaatioissa, joissa parhaillaan käydään muutosneuvotteluja. Neuvotteluissa tavoitteena on sopeuttaa menot tasapainoon nykyisen tulorahoituksen tason kanssa. Kehysriihessä asetetut säästötavoitteet tulevat nakertamaan osan nykyisestä tulorahoituksesta, joten muutosneuvottelujen vaikutusten lisäksi nämä virastot joutunevat valmistelemaan kehysriihessä tehdyn päätöksen mukaiset säästötoimet.
Inhimillisyys, läsnäolo ja tuki
Koronapandemia siirsi meidät kotikonttoreille. Etätyön osuus julkishallinnossa on edelleen suuri. Käsillä olevat haasteet ovat sellaisia, joita ei ole mahdollista käsitellä yksinomaan etäyhteyksin ja verkon yli. Näiden haasteiden ratkaiseminen vaatii läsnäoloa ja inhimillistä vuorovaikutusta.
Säästötavoitteiden keskellä ja niiden lopulta realisoituessa olisi äärimmäisen tärkeätä, ettei ketään jätetä yksin. Vaikka lopputulos tulee monien kohdalla olemaan valitettava, merkitystä on myös sillä, miten prosessi hoidetaan ja millaista uudelleentyöllistymisen tukea tarjotaan irtisanottaville.
