Yhteinen arviointimalli – The Common Assessment Framework (CAF) on eurooppalaisten julkishallinnon organisaatioiden käyttöön kehitetty itsearviointityökalu, jonka pilottiversio näki päivänvalon vuonna 2000. Vuonna 2020 julkaistiin CAF:n viides versio, joka on vapaasti ladattavissa verkosta (Yhteinen arviointimalli – Organisaation kehittäminen itsearvioinnin avulla). Mallin kehitystyöstä vastaa EIPA:ssa (European Institute of Public Administration) toimiva CAF-tukiyksikkö (CAF Resource Centre). Suomessa kansallisena CAF-yhteyspisteenä toimii HAUS Kehittämiskeskus Oy.
CAF laatutyökalujen viidakossa
Organisaatioiden toiminnan kehittämisen isossa kuvassa CAF asemoituu EFQM-arviointimallin läheisyyteen ja verraten etäälle standardisoidusta ISO 9001 -laadunhallintajärjestelmästä. CAF-mallia voidaan luonnehtia kevyemmäksi kuin EFQM. Erityistä CAF-mallissa on se, että se on kehitetty nimenomaan julkishallinnon organisaatioiden käyttöön, mikä näkyy mm. käytetyssä terminologiassa. ISO 9001 on järjestelmänä CAF:a kokonaisvaltaisempi, sillä se on suunniteltu organisaation päivittäisen arjen läpäiseväksi laatujärjestelmäksi ulkoisine sertifiointeineen. CAF sen sijaan näyttäytyy viranomaisarjessa pistemäisesti, eikä CAF-mallin avulla todennetulle laadukkaalle toiminnalle ole mahdollista hakea sertifiointia.
Käyttö verraten helppoa – ja maksutonta!
CAF-itsearviointimallin käyttö on maksutonta, eikä itsearvioinnin tuloksia tarvitse toimittaa organisaation ulkopuolelle. Itsearvioinnin tekeminen lähtee aidosti organisaation motivaatiosta ja tarpeesta kehittää omaa toimintaansa. Suunnittelu-, kehittämis- ja laadunhallinnan tehtävissä toimivat asiantuntijat pystyvät suhteellisen vaivattomasti ottamaan CAF-mallin haltuun, kunhan malliin perehtymiseen varataan riittävästi aikaa. Materiaaleja opiskelun tueksi löytyy mm. CAF-tukiyksikön materiaalipankista.
Itsearviointi sovitettavissa käytössä oleviin resursseihin
Organisaatio voi itse päättää, miten paljon itsearvioinnin tekemiseen sidotaan henkilöstöä ja miten paljon sen toteuttamiseen varataan aikaa. CAF-itsearvioinnin voi tehdä ns. raskaimman kautta eli perusteellisesti ja huolella, jolloin arvioinnin jokaisen osa-alueen valmisteluun ja käsittelyyn varataan runsaasti yhteistä aikaa. Mikään ei toisaalta estä toteuttamasta itsearviointia niukemmalla ajankäytöllä. Onnistumisen kannalta olennaista on se, että itsearvioinnin esityöt eli tiedonkeruu tehdään huolella arviointimallin mukaista rakennetta noudattaen.
Parasta on keskustelulle pyhitetty aika
Yhdessä käytävät keskustelut ovat arviointiprosessin parasta antia. Keskusteluja ei kannata toteuttaa hutaisten. Läppärit ja kännykät on syytä laittaa sivuun keskustelujen ajaksi, jolloin keskittyminen kohdistuu täydellisesti arvioinnin tekemiseen. Kannattaa myös vakavasti harkita arviointikeskustelujen toteuttamista läsnäkokouksina, jolloin kommunikointi osallistujien välillä on mahdollisimman sujuvaa ja luontevaa. Itsearvioinnin onnistumiseen tarvitaan sallivaa keskustelukulttuuria. Jos itsearvioinnin yhteydessä organisaatiokulttuurista tai valtarakenteista johtuen ei ole mahdollista tuoda esille omia näkemyksiään, lopputuloksesta ei tule paras mahdollinen.
Itsearviointi tuottaa tietoa toiminnan laadusta ja kehittämistarpeista
CAF-itsearviointi tuottaa dokumentoidut tiedot organisaatiossa tehdystä työstä ja toiminnan kehittämistarpeista. Arviointimallissa organisaation toiminta jakautuu yhdeksään eri arviointialueeseen, joista viisi koskee toimintatapoja ja neljä toiminnan tuloksellisuutta. CAF-malli tarjoaa kaksi vaihtoehtoista tapaa antaa pisteet organisaation suoriutumiselle kullakin arviointialueella. Halutessaan organisaatio voi toteuttaa itsearvioinnin myös ilman pisteytystä. Pisteytys voi parhaimmillaan tukea eri kehittämiskohteiden priorisointia. Sen sijaan olisin varovainen tekemään pistevertailuja kahden eri organisaation tekemän CAF-itsearvioinnin välillä. Organisaatiot ovat erilaisia ja niissä vallitsee erilainen organisaatiokulttuuri. Myös tavat toteuttaa itsearviointi vaihtelevat. Pistevertailut voivat siten tuottaa korkeintaan suuntaa antavia vertailutietoja eri organisaatioiden toiminnan laadusta.
CAF-malli jatkuvan kehittämisen kohteena
Arviointimallin sisältö elää ajassa. Uusimpaan, vuonna 2020 julkaistuun CAF-mallin viidenteen versioon on tuotu sisältöjä, jotka koskevat digitalisaatiota, ketteryyttä, kestävyyttä ja monimuotoisuutta. CAF sisältää myös osioita, joissa käsitellään tiedolla johtamista ja teknologian johtamista. Näin ollen CAF-itsearviointi tuottaa arvokasta tietoa myös tietojohtamisen tilasta ja kehittämistarpeista.
Toinen arviointikierros sujuu rutiinilla
Kun CAF-itsearviointi on tehty ensimmäisen kerran, sen toistaminen vaikkapa vuoden tai kahden kuluttua on huomattavasti helpompaa. Edellisellä arviointikerralla koottu dokumentaatio muodostaa pohjan, johon tehdään tarpeelliset päivitykset. Jos edeltävässä arvioinnissa on käytetty pisteytystä, toisella arviointikerralla saadaan tietoa myös siitä, miten kehitystä eri osa-alueilla ja kokonaisuutena on tapahtunut pisteissä mitattuna.
Itsearviointi on imagokysymys
CAF-itsearviointi on ennen kaikkea toiminnan kehittämisen väline. Sellainen organisaatio, joka säännöllisin väliajoin arvioi omaa toimintaansa ja joka tekee tarvittavia korjausliikkeitä ja kehittämistoimia, on todennäköisemmin laadukkaampi kuin organisaatio, joka ei koskaan ota aikaa toimintansa itsearvioinnille. Itsearvioinnin tekemistä voidaan pitää myös imagokysymyksenä. Millaisen viestin organisaatio välittää ulospäin, jos se ei säännöllisesti arvioi toimintansa laatua?
Vuonna 2023 tehdyt toiminnan itsearvioinnit?
Valtion virastot ja laitokset laativat ja julkaisevat tilinpäätöksensä helmikuun loppuun mennessä. Tilinpäätökset laaditaan yhtenäisellä rakenteella ja niihin sisältyy myös toimintakertomus. Toimintakertomukseen sisältyy osio ”Arviointien tulokset”, jossa viraston tulee raportoida toimintavuoden aikana tehdyistä sisäisistä ja ulkoisista arvioinneista ja auditoinneista. On mielenkiintoista nähdä, miten paljon erilaisia toiminnan itsearviointeja on viime vuoden aikana tehty ja mitä välineitä tehdyissä itsearvioinneissa on käytetty. Kerron arviointitoimintaan liittyvistä havainnoistani myöhemmin keväällä julkaistavassa artikkelissa.
Kirjoittaja auttaa mielellään organisaatioita alkuun CAF-itsearviointimallin käyttöönotossa sekä tukee arvioinnin käytännön toteutusta.
